Обмен документами в очень больших размерах

В предлагаемых неоплачиваемой видеозаписи и расшифровке вебинара cервиса Synerdocs речь заходит о практике электронного документооборота на примере большого холдинга.

Содержание:

1. Специфика обмена в организациях со трудной структурой (04:28 - 07:09);
2. Особенности работы энергосбытовых организаций на примере ОАО «Белгородэнергосбыт» (07:10 - 09:29);
3. Вопросы перевода документов в электронный цифровой тип: форматы и соотношение притязаниям проверяющих органов, хранение (09:30 - 20:10);
4. Подключение контрагентов. Опыт ОАО «Белгородэнергосбыт» (20:11 - 25:58);
5. Роуминг (25:59 - 29:21);
6. Итоги (29:22 - 33:26);
7. Вопросы (33:27 - 46:04).

Специфика обмена в организациях со трудной структурой (04:28 - 07:09)

Электронный документооборот не представляет никаких трудностей. Но в отношении больших организаций имеются кое-какие особенности этого процесса. Первая из них заключается в трудности структуры большой организации. Такие компании могут иметь большое число подразделений, филиалов. Следующая особенность – информационная структура организации. Она имела возможность сложиться исторически исходя из работы организации. Это воздействует на то, что в организации могут находиться разные системы, при помощи коих автоматизируются процессы. Еще одна особенность – это много документов, которые могут обрабатываться специализированными программами характерными для определённой отрасли. Последняя особенность – это много контрагентов, коих необходимо подключить к системе обмена информацией.

Особенности работы энергосбытовых организаций на примере ОАО «Белгородэнергосбыт» (07:10 - 09:29)

ОАО «Белгородэнергосбыт» складывается из 60 подразделений, 22 удаленных подразделений и от 2 до 6 подразделений участников входящего и исходящего обмена.
Различные виды деятельности – это независимые источники документов. Документы по энергосбытовой деятельности формируются в СТЭК – Энерго, документы по бизнес активности формируются через 1С. Связка этих двух видов документации производится при помощи системы DIRECTUM. Эта многосторонняя система даёт унифицировать данные. Информационная система Synerdocs разрешает обрабатывать разные унифицированные данные.
Переход на электронный документооборот производился специалистами и был разделен на 4 периода. При переходе в наивысшей степени ответственным было уменьшение прямых издержек, связанных с хранением бумажных документов. Электронные документы не занимают много места.

Вопросы перевода документов в электронный цифровой тип: форматы и соотношение притязаниям проверяющих органов, хранение (09:30 - 20:10)

Документы исходя из формата делятся на два типа:

1. Неформализованные – это каждые документы, которыми возможно обмениваться через оператора, наряду с этим к этим документам не предъявляются притязания либо советы законодательства либо проверяющих органов. К ним относятся акты сверки, договора;
2. Формализованные – к этим документам проверяющие органы и закон представляет притязания, и дает советы по их форматам либо по форме. В первую очередь это относится к счетам-фактурам, накладным и актам.

Притязания к этим документам сформированы в следующих нормативно правовых актах:

• Приказ Министерства финансов от 25.04.2011 № 50н;
• Приказ ФНС ММВ – 7 – 6/138@;
• Приказ ФНС ММВ-7-6/172@.

При подготовке документов может появиться обстановка, что из-за отраслевой особенности документ не отвечает рекомендациям. При таких условиях организации лично решают, в каком виде будет передаваться документ.
На ОАО «Белгородэнергосбыт» оказался неповторимым формат акта исполнены работ. Исходя из этого основной задачей было полное соотношение формата бумажного и электронного документа. Чтобы этот документ одинаково хорошо распознавался на всех компьютерах, было принято составлять этот документ в формате Pdf. Акты сверки кроме того были сделаны в этом формате.
Неформализованные документы при потребности их представления в контролирующие органы возможно предоставлять как в электронном, так и в бумажном виде. При таких условиях они заверяются печатью организации. В случае если документ отвечает притязаниям к формату, установленным проверяющими органами, то его возможно подавать по электронным каналам связи.
Какое-то время в переходный срок будет два потока документов – электронные и бумажные. Текущее закон представляет притязания к хранению лишь бумажных документов. Но совсем не так давно появились ГОСТы, которые регламентируют хранение электронных документов. При компании хранения документов нужно принимать в расчет, что счета-фактуры и первичные документы необходимо хранить пять лет. Так, в случае если эти документы находятся по электронным каналам связи, то вместе с ними пять лет обязана храниться электронная подпись. Кроме того обязан иметься архив, который разрешит быстро готовиться к ревизиям.
К примеру, на учреждении ОАО «Белгородэнергосбыт» документы поступают через систему Synerdocs, а обрабатываются и хранятся в DIRECTUM. Там же обеспечивается хранение, согласование и визирование документов. Потом документы передаются в 1С. Одним из основных достоинств многосторонней системы является скорый розыск нужных документов, и уменьшение расходов на приготовление к ревизиям ФНС. Документы нужные для ревизии возможно экспортировать за пару минут. Возможность работы с бумажными документами кроме того заложена в функционал программ. Это стало вероятным благодаря возможности потокового сканирования.
Чтобы вполне отказаться от бумажного документооборота, нужно оснастить организацию нужным оборудованием, и укомплектовать штат приготовленными сотрудниками, а места работы нужным оборудованием.

Подключение контрагентов. Опыт ОАО «Белгородэнергосбыт» (20:11 - 25:58)

Специфика подключения контрагентов, в первую очередь, связана с громадным числом контрагентов, другими словами это большая база. Наряду с этим агенты могут быть по-различному готовы к обмену. Они могут быть по-различному готовы с технической и с координационной точки зрения. Громадную роль играет кроме того уровень организации, с которой организовывается обмен. Соответственно при подключении контрагентов нужно принимать в расчет все эти моменты. Рациональным является разделение процесса подключения на пару стадий:

1. Опытный проект – на этой стадии выявляются в наивысшей степени лояльные агенты и с ними тестируется обмен информацией;
2. Тиражирование – оператор обязан запланировать ряд маркетинговых мероприятий для мотивации обмена информацией. В административном порядке производится обучение контрагентов и техподдержка со стороны оператора и заказчиков.

Организация включена с свыше чем 17 000 контрагентов. На стадии опытного проекта были предпочтены 15 в наивысшей степени больших и лояльных организаций. С ними была произведена работа по рассылке информационных сообщений и листовок. Часть операторов уже потребила другие системы электронного
Как вопросы мотивации может решать оператор? В первую очередь, регулируется ценовая политика. Другими словами целый входящий обмен для контрагентов будет неоплачиваемым. При компании обмена между собой и с другими операторами, условия обсуждаются раздельно. Во-вторых, производится интегрирование с большими организациями. При таких условиях переход на электронный документооборот для контрагента может пробежать незаметно. Другими словами бухгалтер, как финальный пользователь, будет направлять документы из своей системы. Громаднейшая трудность при мотивации контрагента есть в том, чтобы убедить его в полной правовой значимости электронного документа. Электронный документооборот не накладывает каких-то добавочные обязанности на покупателей. Помимо этого, пользователи экономят средства благодаря тому, что сейчас они могут удаленно оплачивать за электричество, не тратя деньги на дорогу.


Почитайте также полезный материал по вопросу стоимость юридических услуг. Это возможно может быть небезынтересно.